Know how (o … knock knock) per conoscere meglio archivi e biblioteche

Da quando è partita la rubrica Carte in mano, siamo entrati e usciti da biblioteche e archivi, non sempre dalla porta principale, grazie agli amici che si sono prestati a raccontare le loro storie.

Alcuni lettori mi hanno chiesto di capire meglio le differenze tra questi due istituzioni e a questo ho pensato di dedicare il post di oggi.

L’argomento è vasto e articolato. Diciamo che sarà solo un piccolo aiuto che permetterà a chi segue le interviste degli addetti ai lavori, di comprendere con maggiore profondità mondi forse poco noti.

La prima differenza sta nel modo in cui si formano.

Una biblioteca – pensiamo anche a quelle nelle nostre case – nasce intorno a un nucleo di libri che generalmente è creato dal proprietario, con i suoi gusti e le sue esigenze; nel tempo cresce con l’acquisizione di libri più aggiornati su quegli argomenti, oppure vi si aggiungono quelli che interessano altri componenti della famiglia.

Pensata più in grande, una biblioteca comunale cercherà invece di venire incontro alle esigenze dei suoi cittadini, dai più piccoli ai più grandi. Una biblioteca di conservazione avrà come obiettivo quello di conservare e valorizzare fondi di manoscritti e di libri antichi.

Un archivio, invece, nasce in conseguenza dell’attività di una persona, di un ente pubblico o di un privato.  Ognuno di noi  accumula documenti: da quelli necessari per testimoniare la nostra appartenenza a una città, a una società, a una famiglia (certificati, passaporti, bollette, atti di matrimonio…), a quelli che noi stessi produciamo, lettere, ricevute oppure carte, foto, biglietti d’auguri, che sono importanti per la nostra esistenza.

In una biblioteca, i libri possono essere ordinati secondo una varietà di criteri: per esempio per formato (dimensioni), o secondo la classificazione per materia, la cosiddetta Dewey.

A casa, se avete una biblioteca ‘ordinata’ come la mia, non troverete mai quello che vi serve prima di ripetute ricerche su ogni scaffale per almeno venti minuti, ma nelle biblioteche sono generalmente meglio attrezzati e i bibliotecari vi daranno le giuste indicazioni.

Negli archivi, i documenti vengono sin dall’origine organizzati secondo criteri logico funzionali, da parte del soggetto che crea l’archivio stesso (un’impresa avrà una serie di fascicoli in cui conserva la corrispondenza con i clienti, un’altra in cui conserverà le fatture dei fornitori e le quietanze di pagamento, un’altra serie di fascicoli in cui conserverà i documenti relativi al personale e così via). Tolti dal loro contesto originario, i documenti d’archivio perdono di senso.

Uno dei vostri documenti relativi, non so, al mutuo, inserito nella cartella delle analisi mediche, non avrà alcun senso rispetto al contesto in cui si trova. Naturalmente, in questo caso siamo probabilmente capaci di riportare il documento al posto giusto (anche se ci chiederemo per tutta la vita come diamine sia finito lì), ma in altri ciò non sarebbe possibile e negli archivi, e non solo, questo potrebbe diventare un problema grave.

Quindi uno dei principi fondamentali dell’archivistica è che gli archivi devono essere conservati – ed eventualmente riordinati, se per qualche motivo sono stati disordinati – secondo l’ordinamento che ad essi aveva dato chi ha creato l’archivio.

Come per le biblioteche, esistono archivi che hanno diverse finalità e che dunque custodiscono diverse tipologie di materiale: gli archivi correnti sono quelli che conservano documenti ancora utilizzabili. È facile intuire come tutti gli uffici lavorino su archivi correnti.

Gli archivi storici conservano documenti che non hanno più validità, ma possono essere consultati per motivi di studio o legati a questioni private, amministrative o legali. Ma ne esistono ancora di altri tipi, così come ne esistono di biblioteche: dipendono dall’ente che le governa, dalla finalità… Di certo ne incontreremo nel nostro viaggio con le ‘Carte in mano’…

Che bibliotecari e archivistici abbiano un curriculum di studi molto diverso, ve ne sarete accorti leggendo le diverse interviste, ma di certo non vi sarà sfuggito come alcuni di questi professionisti si muovano su entrambi i fronti, almeno dal punto di vista delle conoscenze se non delle attività, consapevoli di quanto sia importante che biblioteche e archivi (e magari anche musei) debbano dialogare fra loro e scambiare informazioni e professionalità.

Per avere altre informazioni potete consultare i siti del Mibac, dove troverete ulteriori link:

SAN, Sistema Archivistico Nazionale, in cui ho trovato alcune informazioni che mi hanno aiutato a scrivere questo post

http://san.beniculturali.it/web/san/

ICCU, Istituto centrale per il catalogo unico http://www.iccu.sbn.it/opencms/opencms/it/

e delle Associazioni degli archivisti e dei bibliotecari

AIB, Associazione italiana bibliotecari http://www.aib.it/

ANAI, Associazione Nazionale Archivistica Italiana http://www.anai.org/

Per fare ricerca di libri in quasi tutte le biblioteche italiane:

SBN, Sistema Bibliotecario Nazionale http://opac.sbn.it/opacsbn/opac/iccu/informazioni.jsp